Spolky, které byly založeny jako občanská sdružení, měly již do 1. 1. 2017 povinnost upravit své stanovy, aby odpovídaly občanskému zákoníku, a doplnit údaje do rejstříku spolků. Podle aktuálních údajů jsou stále desítky tisíc organizací, které tyto povinnosti nesplnily. Mezi nimi jsou spolky, které již řadu let nevyvíjejí žádnou činnost, ale také organizace, které aktivní jsou. Těmto je určen níže předkládaný návod.

Co je potřeba pro změnu údajů v rejstříku?

Obecně lze říci, že je třeba nejprve opatřit podklady pro zápis nového údaje, a následně vyplnit formulář návrhu. Pokud váš spolek byl dříve občanským sdružením, potřebujete dosáhnout stavu, kdy budete mít zapsány všechny tyto údaje:

  • Název (ten už MVČR soudu sdělilo, možná budete ale název měnit)
  • Sídlo (to MVČR soudu sdělilo, ne vždy ale celou adresu)
  • Účel spolku
  • Název nejvyššího orgánu
  • Název statutárního orgánu
  • Počet členů statutárního orgánu
  • Jména (a další údaje) členů statutárního orgánu
  • Způsob jednání za spolek

V některých případech budete potřebovat zapsat také tyto údaje:

  • Předmět vedlejší hospodářské činnosti (pokud spolek nějakou má)
  • Název kontrolního orgánu a jména jeho členů (je-li zřízen)
  • Údaje o rozhodčí komisi a jejích členech (je-li komise zřízena)
  • Údaje o pobočných spolcích (pokud spolek nějaké má)

Jestliže nějaký údaj v rejstříku už je a chcete ho ponechat, není třeba pro to nic dělat. Pokud tedy například bývalé občanské sdružení má v rejstříku již uvedeno sídlo a to se nezměnilo, není třeba v souvislosti s tímto údajem podnikat žádné kroky. Podobně pokud nově vzniklý spolek má evidovány všechny potřebné údaje a po roce fungování se rozhodně přestěhovat sídlo, nemusí dělat nic ve vztahu k ostatním údajům (název, členové orgánů apod.), které zůstávají beze změny.

Výběr a vyplňování formuláře

Formulář pro zápis do spolkového rejstříku může být vyplněn pouze online na počítači. Formuláře najdete na webu ministerstva spravedlnosti na adrese . Je možné se k nim dostat též z úvodní stránky.

Stránka s podáními do veřejného rejstříku nabízí dvě základní možnosti. Nejčastěji použijete variantu Inteligentní formulář. Druhá možnost slouží k uložení dokumentu do sbírky listin.

Tedy poté, co jste na stránce www.justice.cz zvolili „Podání do veřejného rejstříku“ a následně pak vybrali tlačítko „Inteligentní formulář“, zvolte typ podávaného návrhu („Změna zapsaných údajů“), vepište identifikační číslo Vašeho spolku a klikněte na „Vytvořit návrh“. V rámci formuláře pak klikněte na „Vyplnit předmětnou část“.

Poté, co začnete vyplňovat samotný formulář, poznamenejte si „návratový kód“ (série znaků, např. GEUB-G43-ULTWV). Návratový kód Vám umožní se kdykoli vrátit k rozpracované verzi formuláře. Pokud tedy práci s formulářem přerušíte, nebudete muset začít úplně od začátku.

Změna názvu

Název je povinnou náležitostí stanov spolku. Pro změnu názvu je tak potřeba změnit stanovy způsobem, který je popsán v aktuálně platných stanovách (typicky je třeba svolat členskou schůzi a rozhodnout předepsanou většinou). Následně pak je třeba připravit úplné znění stanov, které bude spolu se zápisem orgánu, který změnu stanov přijal, podkladem pro zápis nového názvu do rejstříku.

Při vymýšlení nového názvu je třeba dbát jednak na pravidla pro názvy spolků (nový název musí obsahovat slovo „spolek“, sousloví „zapsaný spolek“ nebo zkratku „z. s.“)a jednak obecná pravidla pro názvy právnických osob. V těchto obecných pravidlech jde především o to, aby název nebyl zaměnitelný s jiným názvem, který už v rejstříku je zapsán.

Spolky, které byly založeny jako občanská sdružení, mají z těchto pravidel výjimku. Pokud se tedy rozhodnete si ponechat svůj stávající název (který je aktuálně zapsán v rejstříku spolků), nemusíte doplňovat slova „spolek“, „zapsaný spolek“ ani zkratku „z.s.“.

Následně vyplníme formulář návrhu . Měníme-li pouze název, budeme potřebovat jediné políčko v předmětné části formuláře.

V případě, že vaše organizace je bývalým občanským sdružením (tj. v rejstříku má jen údaje převedené od MVČR) a chcete nyní změnit jen název spolku, dejte pozor na to, že formulář má automaticky předvyplněná políčka pro název nejvyššího orgánu a název statutárního orgánu. V políčku pro název nejvyššího orgánu je předvyplněno „Členská schůze“. Tento text je možno smazat a uložit prázdné políčku. V políčku pro název statutárního orgánu je uvedeno „Statutární orgán“ a není možné uložit formulář tak, aby políčko zůstalo prázdné. Doporučujeme tudíž vyplnit skutečný název statutárního orgánu podle vašich stanov (zpravidla to bude „předseda“ nebo „výbor“ – rozhodující pro Vás je, co je uvedeno ve stanovách).

Změna (doplnění) sídla

Sídlo spolku je určeno celou adresou (včetně PSČ). Ve stanovách ovšem stačí uvést název obce, v níž je sídlo umístěno (§ 136 OZ). Pokud je tak ve stanovách například uvedeno „spolek sídlí v Brně“ a jeho sídlo se přemisťuje z Židenic do Králova Pole, stanovy není třeba vůbec měnit. Pokud je ve stanovách přesná adresa či se sídlo stěhuje do jiné obce, je třeba nejprve změnit stanovy způsobem, který je popsán v aktuálně platných stanovách (typicky je třeba svolat členskou schůzi a rozhodnout předepsanou většinou). Následně pak je třeba připravit úplné znění stanov, které bude spolu se zápisem orgánu, který změnu stanov přijal, podkladem pro zápis nového sídla do rejstříku.

V případě, že není třeba měnit stanovy, je hlavním podkladem pro zápis sídla rozhodnutí spolkového orgánu o tom, že se sídlo stěhuje.

V každém případě je pak třeba doložit právní důvod k užívání prostor, v nichž je sídlo umístěno. Takovým právním důvodem je například fakt, že spolek příslušnou nemovitost vlastní. V takovém případě není nutné právní důvod dokládat, neboť je zjistitelný z katastru nemovitosti. Ve většině případů ovšem spolek sídlí v nemovitosti, která patří někomu jinému. Potom je třeba doložit souhlas vlastníka této nemovitosti s umístěním sídla (vzor najdete níže). Tento dokument nesmí být starší tří měsíců (počítáno do dne, kdy soudu dojde návrh na zápis sídla) a podpis na něm musí být úředně ověřen.

Následně vyplníme formulář návrhu. Měníme-li pouze sídlo, budeme potřebovat jediný zásah v předmětné části formuláře.

Zápis člena orgánu

Do rejstříku se zapisují údaje o členech statutárního orgánu a kontrolní a rozhodčí komise (jsou-li tyto komise zřízeny, v rámci tohoto návodu ale zůstaneme u jednodušší varianty, že zřízeny nejsou). Pro zápis osoby do rejstříku je třeba si připravit všechny potřebné údaje. Je jich více než jen ty, které budou následně v rejstříku dostupné. Některé totiž slouží rejstříkovému soudu k tomu, aby mohl v rejstříku trestů ověřit bezúhonnost zapisovaných osob.

Podkladem pro zápis do rejstříku je jednak doklad, že dotyčná osoba byla zvolena či jinak pověřena výkonem funkce (typicky zápis z členské schůze, která funkcionáře zvolila) a jednak souhlas této osoby se zápisem do spolkového rejstříku. Vzory najdete níže v tomto textu. Podpis na souhlasu (prohlášení) statutára musí být úředně ověřen.

Změna účelu

Účel je povinnou náležitostí stanov spolku (§ 218 OZ). Pro jeho zápis (změnu) je tak třeba doložit aktuální stanovy. V případě, že chcete účel (respektive formulaci, kterou je vyjádřen) změnit, je třeba změnit stanovy a následně doložit jejich nové úplné znění.

Závěrečná část formuláře a doručení soudu

Podobně vyplníme také ostatní políčka, kam se zapisují údaje, jež chcete změnit. Nakonec je třeba ještě vyplnit závěrečnou část a zajistit odeslání formuláře soudu.

Zvolte tlačítko „Vyplnit závěrečnou část“, kde v části „Tento návrh podává za navrhovatele“ vyplňte osobu, která je k podání návrhu oprávněna (statutární zástupce spolku či jiná osoba na základě plné moci), případně pak také zástupce navrhovatele (tím bude obvykle advokát).

Dále po jedné vepište označení pro přílohy návrhu. Následně opět zkontrolujte údaje vyplněné v dané části a tyto uložte.

Po návratu do úvodní části formuláře jsou vám v případě, že formulář je kompletně vyplněn, zpřístupněny volby „Náhled formuláře“ a „Generovat podání“.

Vyplněný formulář můžete odeslat datovou schránkou (pokud ji má spolek zřízen), případně po připojení kvalifikovaného elektronického certifikátu („zaručeného elektronického podpisu“) elektronickou poštou. Častější variantou bude vytištění formuláře, jeho podepsání, ověření podpisu a podání na podatelně soudu či odeslání poštou na adresu soudu. V rámci volby „Generovat podání“ tak vyberte příslušnou možnost (připojení certifikátu či vytištění formuláře) a celý proces dokončete. Adresa soudu je uvedena na první straně návrhu.

Kompletní příklad vyplněného formuláře najdete zde.

Platí se nějaké poplatky?

Za návrh podaný rejstříkovému soudu se neplatí žádný soudní poplatek. Tak, kde musí být podpis ověřen, zaplatíte za ověření podpisu správní poplatek. Jedná se však o částky v řádu desítek korun.

Jak upravit stanovy?

Obecně platí, že stanovy by měly odpovídat požadavkům nového občanského zákoníku. Vzor stanov včetně několika doporučení najdete například zde.  Další tipy týkající se stanov najdete zde.

Jaké dokumenty je potřeba přiložit k návrhu?

Pokud dochází ke změně zapisovaných údajů, bude potřeba doložit také listiny, které změnu dokládají. Zpravidla to bude zápis ze zasedání nejvyššího orgánu včetně prezenční listiny.

Zde najdete editovatelné vzory dokumentů, které bude zpravidla potřeba vyplnit, pokud jste byli založeni jako občanské sdružení a nyní chcete doplnit údaje do spolkového rejstříku:

A ještě jednou také

Uvedený návod nemůže pokrýt všechny situace, ke kterým v praxi dochází. Pokud Vám výše uvedené informace nestačí, můžete využít pomoc advokáta (například se obrátit na naši kancelář). Podrobnější návody najdete také v publikaci „Jak na spolkový rejstřík“.